员工怎么使用bpm系统的简单介绍

BPM系统是什么？

1、什么是流程管理

流程管理，即Process Management，是一种以规范化的构造端到端的业务流程为中心，持续地提高组织业务绩效为目的的系统化方法，也会被称为BPM（Business Process Management），即业务流程管理。

业务流程管理就是做一件事情或者完成一项业务的方法和步骤，它支持跨部门的业务活动以及管理员工的建模、设计、执行和维护流程，旨在帮助企业优化日常业务流程，从而提高员工的工作效率和企业生产力。业务流程管理不仅是一种方法，它更是一种管理思想的体现，在业务流程管理过程中，不仅定义和优化了步骤和环节，而且还定义了每一个环节的负责人、时效以及预期收益。

2、为什么要进行业务流程管理

举个例子：小明已经在在财务部已经工作了五年，他对财务部门如何运作已经 “了如指掌”。通常情况下，财务部只有得到了采购主管的批准才可以向供应商开发票，小明知道哪一步该找哪个负责人，整个开票的流程是什么样子的。但是这个流程小明清楚，不代表其他人清楚，如果把这个最佳流程规范出来，是不是可以提升其他同事的工作效率呢？

另外，财务部给一家供应商开具相关的发票是很快的，但是如果对一百家供应商开发票，财务部所花费的时间可能是预期的数倍。如果这个时候有一个自动化的表单和工作流，非常轻松的用业务流程将每一个人完美的连接起来，是不是又进一步提高了整个部门的业务效率呢？

除了这个财务的流程，其实研发也有研发的流程，生产有生产的流程，销售有销售的流程，人事有人事的流程。在企业的各种工作过程中，都会包含大量的业务流程管理工作。

为什么要进行业务流程管理，从上面的例子我们不难看出，进行业务流程管理可以：

1）固化企业现有业务流程

通过流程将工作事务处理程序固化后，企业所有人员办理类似的事情时就都可以按照这样的流程去做，有助于形成标准化的处理方式，这对企业刚入职的员工或者业务不熟练的员工在处理同样的事务时也会有所帮助。

2）规范企业事务管理

当某项事务需要多个人员或者多个部门（即跨部门）共同处理时，之前固化的成熟业务流程就非常清楚地明确了这个事务完成的顺序以及相关的其他协作人员在这件事情中要做具体工作内容，业务流程使事务管理更加规范化。

3）提高员工的工作效率

通过业务流程管理减少了不必要的时间消耗，既提高了个人的工作效率也提高部门的运作效率。

4）优化现有流程，更加适应企业的发展

对业务流程进行管理之后，我们可以通过观察现有流程的运行情况去发现现有流程与业务不匹配的地方，发现流程中需要完善和改进的地方。这样可以帮助我们进一步优化流程，使流程更加适应企业的发展，给企业助力！

3、好的流程具备的特点

1）管理者及普通员工乐于执行

一个好的流程必须得到管理层的和推崇和普通员工的执行，否则如果流程无法正常运转，那么再好的流程无法对企业产生正向的效益。

2）与流程相关的各个要素必须全面

具体一项事务由企业哪个岗位的人来执行，需要经过哪些相关的部门，如果该岗位上的人不在的话，有谁可以接手？这些都是与流程相关的一些要素。这些要素必须全面，否则流程在执行过程中很容易出问题或者直接中断而且无法及时解决。

3）意外情况的处理

比如公司的仓库发货时货车出现了意外，这个时候是不是要通知仓库补发货，同时告知客户重新发货后可以收货的时间，另外如果量非常大，是不是需要安排生产部门加急安排后续的生产？很多的流程都是一定的顺序执行操作的，但是实际运行的流程在每一个环节上都会出现各种各样的意外情况，对意外情况处理的流程，也是需要慎重考虑的。

4）流程要考虑到基于不同业务分类的多样化

比如，销售流程有厂家直营和代理商经营的区别；项目管理会根据重要性分为一二三级等不同类别的项目，只有分类细化才能加速流程的处理速度而且不影响完成的质量。

其实好的流程需要具备的特点很多，上面说的只是其中一部分。但是总的来看，适合企业自身业务特点的流程才是好的流程。

4、业务流程管理工具推荐

业务流程管理除了要弄清楚流程的各个概念、要求和特点之外，还需要好的工具予以支持。推荐轻流这款工具，它具有无代码搭建业务流程管理系统、支持PC移动等多终端操作、可与现有软件系统集成以及强大的报告生成和分析功能等特点，具体的使用方法可以自己去了解一下。

相关问答

Q1: 企业为什么要使用BPM系统？

有企业的地方，就有流程管理，企业负责人想摆脱困境，规范企业操作过程，就必须进行流程管理。

规范企业流程管理其实就是优化业务流程管理，通过流程优化，大幅简化办公事务、、提高办公效率、节省办公成本。

业务流程管理的主要作用如下：企业管理化学反应、人才可以分享、解放全体员工。

一、让企业管理组织产生化学反应

业务流程管理BPM可以将企业办公效率从小路变成高速公路。员工按照流程设置运行，省去了问路的时间、减少了重复和错误的可能。业务流程管理BPM让员工一开始就按预定流程的步骤运营，加快了办公效率。流程通知和明确责任，减少了员工之间的等待、扯皮和责任真空等，让员工只做有价值的工作，这样业务流程管理BPM让1+1〉2变成可能。即整体优势大于个体优势之和。

二、能够分享人才，降低能人离职风险

优化流程，可以将优秀员工业绩和工作经验沉淀记录下来。通过知识文档管理流程，能把优秀员工的经验分享给所有同岗位员工。知识文档流程的管理可以沉淀经验、固化知识，让企业批量培养人才成为可能，同时降低能人离职带来的风险。

三、能够解放全体员工

规范办公流程、制度标准健全，不仅能够解脱企业负责人，而且可以解救主管、解放员工。有了业务流程管理的过程跟踪，因为对企业负责人而言：再也不用担心有令不行；对中层干部而言：不用事事请示；对基层员工而言：有规范的办公流程。

Colloa协同运营平台的业务流程BPM是整个平台最核心的功能，基于这个平台二进制软件还研制了Colloa系列产品：Colloa BPM/OA/PM/SCM/CRM/Mobile等产品，通过OA办公、项目管理、库存管理、客户关系管理、手机端多方面进行协同运营，打造高绩效的执行团队，支撑扩张性的业务运营。

Q2: bpm是什么？有相对应的软件系统吗？

据了解，国内外专家对流程的定义都是流程管理的定义，以至让很多企业负责人误以为自己的企业没有流程。其实流程之于企业就像时间对于人一样不可须臾离开，企业存在就有流程，除非企业死亡。只不过流程的效率高低不一样，管理得好，就有好的流程或高效流程，管理得不好，就是低效甚至是无效流程。既然流程管理在一个企业中作为那么重要的“角色”存在，从长远计划来考虑，我们简单剖析下BPM。

      BPM是什么?

      在IT界里，有一个不成文的规律，那就是喜欢拿概念忽悠人。关于“BPM是什么”这个问题，在很多资料里并没有给出非常明确的定义(确定的含义)，原因是IT界的很多概念在不同的场合下有不同的含义，并且随着时间而不断发展，所以不能叫定义，而只能叫描述。

      在理解BPM之前，我们先谈谈一个比较熟悉的名词——业务流程(Business Process)。 业务流程是企业、政府以及其它各种组织，为了达到其业务目标，而执行的一系列活动，这些活动须由两个或两个以上的人或IT系统执行，串行或并行，活动的执行需要满足一定的规则和条件。下图是一个报表审批流程。

      在上图报表审批流程中，首先相关业务人员(参与者为人)向相关领导提交费用报表(执行活动)，该领导审批后，系统自动根据预先设定的规则对费用总额Total(流程携带的业务数据)进行判断，当Total5000(规则或条件)时需要二级领导审批，审批完成后交由文档管理员归档保存(参与者为系统)。在整个流程中，包含了手工作业(暂名为AgileWork)，如提交费用报表、领导审批等，也包含了自动作业(暂名为AgilePart)，如是否批准、Total值判断、文档保存等。

      基于上述理解，BPM应该是一种企业中业务流程管理的方法，通过建立、执行、评价和管理企业业务流程的一组软件系统体系，也就是我们常说的软件平台。

      笔者了解过少数专业做BPM的厂商，天翎BPM就是其中一家，之前跟天翎总经理做过简单的交流，也可以跟大家分享下。概括起来说，天翎BPM体现以下特性：

      业务流程建模：业务人员完全以业务的视角，用流程图描述业务流程，也就是流程设计工具。

      业务流程自动化：根据定义好的流程，在BPM系统中自动执行，完全废弃传统的纸张，流程的传递不需要人工干预，也就是智能化BPM流程引擎。

      系统集成：BPM不仅仅是由人来参与，部分活动也可以由IT系统来参与，例如在请假流程中需要在HR系统中判断请假人是否有年休假期。这就要求BPM提供执行自动作业功能，如调用WebService、执行某类的方法。

      业务流程管理：能够可视化的监控流程的执行情况，对流程执行过程中出现的意外进行处理，也就是提供实时流程监控。

      说到这里，大家通常觉得这已经实现了业务数据的流转过程，是一套不错的BPM系统了吧！不，还不够，真正的BPM不应该仅是业务数据的流程。而且还可以提供报表数据分析，从而得出决策的依据。企业要跟上发展，未来企业领导人关注的重点，应该不只是停留在业务数据流转本身，而是要用数据发现问题，得出决策依据，从而把握先机。

      那BI是什么?

      BI即商务智能，它是一套完整的解决方案，用来将企业中现有的数据进行有效的整合，快速准确地提供报表并提出决策依据，帮助企业做出明智的业务经营决策。这也让流程管理上升到另外一个高度，就是业务流程优化。

      业务流程优化：对流程执行的情况（包括：效率、成本、瓶颈、负载）进行统计、分析。根据统计分析结果，对流程进行改造，以优化流程的执行，提供流程模拟与分析工具，实现BPM+BI的完美结合。

      BPM软件的发展，业务流程建模是基础，业务流程自动化和系统集成是实现手段，业务流程管理是过程，业务流程优化是目标。BPM是一个持续性的过程，而这个过程的各个环节将构成一个闭合的循环体，这恰恰迎合了企业成长的过程。所以BPM+BI的完美结合。必将给企业的信息化建设，提高企业在市场的竞争力起着非常重要的作用

      写在最后，如果你的企业也在为BPM选型烦恼，可以百度搜索“天翎BPM”了解。